Interne Kommunikation ISO 50001 – Prozesse, Zuständigkeiten und Methoden der internen Kommunikation im EnMS (Word)

Energieziele erreicht man nur, wenn alle Beteiligten wissen, worum es geht, was sich ändert und was von ihnen erwartet wird. Kapitel 7.4 der ISO 50001:2018 verlangt, festzulegen, worüber, wann, mit wem, wie und durch wen intern kommuniziert wird. Die vermittelten Informationen müssen mit den im EnMS erzeugten Informationen übereinstimmen und zuverlässig sein, und jede Person unter Aufsicht der Organisation muss Kommentare und Verbesserungsvorschläge einbringen können. Diese Arbeitsanweisung zum Thema Interne Kommunikation ISO 50001 legt die Prozesse, Zuständigkeiten und Methoden dafür fest. Sie gilt für Mitarbeitende, Führungskräfte, Leiharbeitskräfte und vor Ort tätige Fremdfirmen und regelt die Kommunikation zu Energiepolitik, Energiezielen und Maßnahmen, zur Entwicklung der energiebezogenen Leistung, zu Änderungen im EnMS, zu Schulungen sowie zu Ergebnissen von Audits und Managementbewertungen. Sechs Kommunikationsgrundsätze, eine Übersicht der Festlegungen nach 7.4 a) bis e) mit Beispielen, Kommunikationskanäle und Inhalte, ein Rückmeldeverfahren mit Anbindung an das Vorschlagswesen sowie Wirksamkeitsbewertung, Dokumentation, Kennzahlen und Prozessnachweise bilden den Kern. Im Anhang finden Sie eine Vorlage für den Kommunikationsplan und ein Muster zur Erfassung von Rückmeldungen.

Inhalte der Arbeitsanweisung

• Zieldefinition und Anwendungsbereich mit Abgrenzung zur externen Kommunikation
• Verantwortlichkeiten von Geschäftsführung, Energieteam, Fachbereichen und Mitarbeitenden
• Ablauf der internen Kommunikation mit Kommunikationsplan
• Kommunikationsgrundsätze
• Kommunikationskanäle und Festlegungen nach 7.4 a) bis e) mit Beispielen
• Inhalte der internen Kommunikation
• Rückmeldeverfahren und Beteiligung der Mitarbeitenden
• Wirksamkeitsbewertung, fortlaufende Verbesserung, Dokumentation und Nachweisführung
• Kennzahlen zur Prozessleistung, Prozessnachweise, Schlussbestimmung und mitgeltende Unterlagen
• Anhänge: Vorlage Kommunikationsplan und Muster zur Erfassung von Rückmeldungen

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist die Arbeitsanweisung geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Energieteams, Führungskräfte und Interne Kommunikation, die

• die interne Kommunikation zum EnMS planbar und nachweisbar organisieren wollen,
• die Festlegungen nach 7.4 übersichtlich in einem Kommunikationsplan abbilden möchten,
• Rückmeldungen und Vorschläge der Beschäftigten systematisch nutzen wollen.

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Häufige Fragen

Was muss nach 7.4 festgelegt werden?

Worüber kommuniziert wird, wann, mit wem, wie und wer kommuniziert. Die Arbeitsanweisung zeigt das in einer Übersicht mit Beispielen; der Kommunikationsplan in Anhang A bildet die Festlegungen ab.

Wie werden Rückmeldungen der Beschäftigten behandelt?

Sie können jederzeit eingebracht werden, auch anonym. Das Energieteam bewertet sie, nimmt sie bei Bedarf in die Maßnahmenplanung auf und gibt den Einreichenden eine Rückmeldung.

Regelt die Arbeitsanweisung auch die externe Kommunikation?

Nein. Sie regelt ausschließlich die interne Kommunikation energierelevanter Informationen. Die externe Kommunikation gegenüber Behörden, Kunden, Lieferanten und Öffentlichkeit ist in einer eigenen Verfahrensanweisung geregelt.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die genannten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Excel-Tools wie Regelkommunikation, Vorschlagsregister und Aktionsplan-Tool sowie Formulare gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.