Mit dieser Verfahrensanweisung zur Produktprüfung und Freigabe IFS Food schaffen Sie einen klar geregelten Prozess für Endkontrolle, Statussteuerung und dokumentierte Freigabeentscheidungen. Die VA-5-01 verbindet risikobasierte Produktprüfungen mit eindeutigen Freigabekriterien und legt fest, wie Fertigprodukte vor der Auslieferung geprüft, bewertet, freigegeben oder bei Abweichungen gesperrt werden.
Die Vorlage betrachtet die Endkontrolle dabei nicht als Ersatz für vorgelagerte Prüfungen wie HACCP-Überwachung oder Laboranalytik. Sie führt die relevanten Prüf- und Überwachungsergebnisse vielmehr zu einer abschließenden produktbezogenen Gesamtbewertung zusammen.
Eine dokumentierte Endkontrolle ist nur dann belastbar, wenn nachvollziehbar ist, auf welcher Grundlage eine Charge tatsächlich freigegeben wurde. Im Audit kann deshalb insbesondere relevant sein, welche Prüfkriterien für ein Produkt gelten, wie Ergebnisse bewertet werden, wer zur Freigabe berechtigt ist und wie verhindert wird, dass noch nicht freigegebene oder gesperrte Ware unbeabsichtigt ausgeliefert wird.
Die VA-5-01 schafft dafür einen strukturierten Freigabeprozess. Die Entscheidung basiert nicht auf einem einzelnen Prüfergebnis, sondern auf den für das jeweilige Produkt beziehungsweise die Charge festgelegten Prüf- und Freigabekriterien. Auch Anforderungen an Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität und vereinbarte Kundenanforderungen können in die Gesamtentscheidung einbezogen werden.
Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen werden produkt- und risikobezogen festgelegt. Die Verfahrensanweisung unterscheidet dabei zwischen sensorischen, physikalisch-chemischen und mikrobiologischen Prüfdimensionen.
Zu den möglichen Kriterien gehören beispielsweise Aussehen, Geruch, Geschmack und Konsistenz sowie Gewicht, Füllmenge, pH-Wert oder weitere spezifikationsrelevante Parameter. Mikrobiologische Untersuchungen werden entsprechend Probenplan und Gefahrenanalyse berücksichtigt, soweit sie für das jeweilige Produkt relevant sind.
Eine Charge wird erst freigegeben, wenn die für sie festgelegten Prüf- und Freigabekriterien erfüllt sind. Die Vorlage führt die einzelnen Prüfergebnisse zu einer Gesamtbewertung zusammen und berücksichtigt zusätzlich Kennzeichnung, Verpackung und Chargencodierung.
Der eigentliche Freigabeprozess ist in sechs aufeinander aufbauende Schritte gegliedert: von der sensorischen und physikalisch-chemischen Prüfung über die Bewertung vorliegender oder ausstehender mikrobiologischer Ergebnisse bis zur vollständigen Dokumentation und abschließenden Entscheidung durch eine berechtigte Person.
Erfüllt eine Charge die festgelegten Kriterien nicht, sieht die Verfahrensanweisung eine eindeutige Statussteuerung und Weiterbehandlung über das Nichtkonformitätsmanagement vor. Der Status muss so gesteuert werden, dass eine unbeabsichtigte Verarbeitung, Verwendung oder Auslieferung gesperrter beziehungsweise noch nicht freigegebener Materialien verhindert wird.
Auch ausstehende Laborergebnisse werden differenziert behandelt. Sind sie als zwingendes chargenbezogenes Freigabekriterium definiert, bleibt die Charge bis zu einem akzeptablen Ergebnis gesperrt. Ist dies aufgrund des zuvor festgelegten risikobasierten Prüfplans nicht erforderlich, kann die Freigabe anhand der übrigen erfüllten Kriterien erfolgen.
Die Freigabeentscheidung wird ausschließlich durch dafür festgelegte und berechtigte Personen getroffen. Damit verbindet die VA fachliche Prüfergebnisse mit einer eindeutigen organisatorischen Verantwortung.
Für Materialien und Produkte mit noch nicht abgeschlossenem Prüfstatus oder festgestellten Abweichungen sieht die Vorlage einen eindeutig erkennbaren Status vor. Die Sperrung kann entsprechend dem betrieblichen System physisch, räumlich oder durch eine zuverlässige elektronische Statussteuerung umgesetzt werden.
Die VA-5-01 berücksichtigt auch Rückstellmuster, soweit diese aufgrund gesetzlicher, kundenbezogener, produktbezogener oder risikobasierter Anforderungen vorgesehen sind. Menge und Lagerbedingungen werden so festgelegt, dass eine aussagekräftige spätere Untersuchung möglich bleibt.
Darüber hinaus wird die Endkontrolle mit Erkenntnissen aus der Reklamationsauswertung verbunden. Zeigen wiederkehrende Reklamationen, dass bestimmte Produktabweichungen mit dem bestehenden Prüfumfang nicht zuverlässig erkannt werden, können Prüfmethode, Prüfumfang oder Freigabekriterien überprüft und angepasst werden.
Die Verfahrensanweisung ist eng mit Analytik, Probenplanung, HACCP, Nichtkonformitätsmanagement und Rückverfolgbarkeit verknüpft. Besonders wichtig ist die klare Abgrenzung zur Laboranalytik: Die VA-5-02 regelt Durchführung und Bewertung der Analytik, während die VA-5-01 die Ergebnisse als Bestandteil der übergeordneten Freigabeentscheidung verwendet.
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