Mit der Verfahrensanweisung Spezifikationsmanagement IFS Food schaffen Sie einen strukturierten Prozess für die Erstellung, Prüfung, Freigabe und Aktualisierung von Produkt-, Rohstoff- und Verpackungsspezifikationen sowie für die daraus abgeleitete Lebensmittelkennzeichnung. Die VA-4-15 verbindet Spezifikationsmanagement und Kennzeichnungsfreigabe zu einem durchgängigen Verfahren und berücksichtigt dabei insbesondere Allergene, Rezepturänderungen, Pflichtangaben und die Vermeidung von Fehletikettierungen.
Die vollständig editierbare Vorlage unterstützt Lebensmittelunternehmen dabei, sicherzustellen, dass aktuelle Spezifikationen und verwendete Kennzeichnungen miteinander übereinstimmen. Neben den Anforderungen des IFS Food Version 8 werden dabei auch wesentliche Vorgaben der Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) berücksichtigt.
Aktuelle Spezifikationen und korrekte Produktkennzeichnungen sind unmittelbar miteinander verbunden. Wird beispielsweise eine Rezeptur oder ein Rohstoff geändert, ohne die Auswirkungen auf Produktspezifikation und Etikett zu berücksichtigen, können falsche Zutatenangaben, fehlerhafte Allergenkennzeichnungen oder andere Kennzeichnungsmängel entstehen.
Die VA-4-15 schafft hierfür einen durchgängigen Prozess. Sie regelt nicht nur die Erstellung und Freigabe von Spezifikationen, sondern stellt auch sicher, dass Änderungen kontrolliert auf die Kennzeichnung übertragen und freigegebene Etiketten vor ihrer Verwendung nochmals mit den maßgeblichen Produktinformationen abgeglichen werden.
Die Vorlage unterscheidet zwischen Rohstoffspezifikationen, Verpackungsspezifikationen und Fertigproduktspezifikationen. Für die einzelnen Spezifikationstypen werden wesentliche Inhalte wie Herkunft, Allergene, Grenzwerte, Lagerbedingungen, Verpackungsmaterialien, Lebensmittelkontakttauglichkeit, Zusammensetzung, Nährwerte und Haltbarkeit berücksichtigt.
Neue Fertigproduktspezifikationen werden auf Grundlage der freigegebenen Rezeptur und der zugrunde liegenden Rohstoffinformationen erstellt. Vor der Freigabe werden insbesondere Vollständigkeit und korrekte Übernahme relevanter Allergeninformationen geprüft.
Für die Kennzeichnung berücksichtigt die Verfahrensanweisung die jeweils anwendbaren lebensmittelrechtlichen Pflichtinformationen. Dazu können unter anderem Lebensmittelbezeichnung, Zutatenverzeichnis, Allergene, QUID-Angaben, Nettofüllmenge, Mindesthaltbarkeits- beziehungsweise Verbrauchsdatum, Aufbewahrungsbedingungen, Herkunft und Nährwertdeklaration gehören.
Dabei wird ausdrücklich berücksichtigt, dass einzelne Angaben nur erforderlich sind, soweit sie für das jeweilige Produkt aufgrund der anwendbaren lebensmittelrechtlichen Vorschriften vorgeschrieben sind.
Besondere Aufmerksamkeit erhält die Allergenkennzeichnung. Grundlage ist die Verbindung zwischen Rezeptur, Rohstoffinformationen und der betrieblichen Allergenmatrix. Kennzeichnungspflichtige Allergene aus den eingesetzten Zutaten und mögliche unbeabsichtigte Allergeneinträge werden dabei voneinander unterschieden.
Vor Freigabe einer Fertigproduktspezifikation sieht die VA einen dokumentierten Abgleich zwischen Rezeptur, Rohstoffallergenen und geplantem Kennzeichnungstext vor. Dadurch wird eine besonders kritische Schnittstelle zwischen Allergenmanagement und Produktkennzeichnung systematisch abgesichert.
Vor Drucklegung beziehungsweise erstmaliger Verwendung eines Etiketts oder Verpackungstextes wird ein definierter Freigabeprozess durchgeführt. Der Etikettenentwurf wird mit der aktuellen Spezifikation und Allergenmatrix abgeglichen und hinsichtlich der erforderlichen Pflichtinformationen geprüft.
Nach der Freigabe zum Druck sieht die Verfahrensanweisung zusätzlich einen Abgleich des ersten bedruckten Musters mit dem freigegebenen Entwurf vor. Damit wird nicht nur die inhaltliche Freigabe, sondern auch die korrekte Umsetzung auf dem tatsächlich eingesetzten Verpackungsmaterial berücksichtigt.
Änderungen an Lieferanten, Rezepturen, gesetzlichen Kennzeichnungsvorgaben oder Kundenanforderungen können eine Aktualisierung bestehender Spezifikationen erforderlich machen. Die VA sieht deshalb eine versionierte Führung sowie eine regelmäßige und anlassbezogene Aktualitätsprüfung vor.
Hat eine Spezifikationsänderung Auswirkungen auf die Kennzeichnung, wird der Kennzeichnungsfreigabeprozess erneut durchgeführt. Nicht mehr zur aktuellen Spezifikation passendes Verpackungsmaterial wird gesperrt und erst nach dokumentierter Entscheidung über weitere Verwendung, Umetikettierung oder Verwerfung wieder entsprechend behandelt.
Neben der Dokumenten- und Etikettenfreigabe berücksichtigt die Vorlage auch den tatsächlichen Einsatz an der Verpackungslinie. Abhängig von den betrieblichen Gegebenheiten können technische oder organisatorische Kontrollen eingesetzt werden, um die Verwendung falscher oder veralteter Etiketten zu verhindern.
Werden dennoch Fehletikettierungen festgestellt, stellt die VA die Verbindung zum Nichtkonformitätsmanagement her. Bei bereits ausgelieferten Produkten und möglicher Gesundheitsgefährdung – insbesondere aufgrund einer fehlenden Allergenkennzeichnung – wird die weitere Eskalation über das Krisenmanagement berücksichtigt.
Die VA-4-15 verbindet das Spezifikations- und Kennzeichnungsmanagement mit weiteren relevanten Prozessen des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems. Dadurch können Produktinformationen von der Spezifikation bis zum eingesetzten Etikett nachvollziehbar gesteuert werden.
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