Mit der Verfahrensanweisung Wareneingangskontrolle IFS Food schaffen Sie einen strukturierten Prozess für die Prüfung und Freigabe angelieferter Rohstoffe, Zutaten, Verpackungsmaterialien und Handelswaren. Die VA-4-02 verbindet Transportmittelkontrolle, Sicht- und Dokumentenprüfung, Temperaturkontrolle und risikobasierte Stichproben mit einer eindeutigen Freigabe-, Sperr- oder Rückweisungsentscheidung.
Damit wird verhindert, dass ungeprüfte oder auffällige Waren unkontrolliert in Lager oder Produktion gelangen. Gleichzeitig bleibt der Prüfumfang flexibel: Art und Intensität der Wareneingangskontrolle können entsprechend Warenart, Produktsicherheitsrisiko, Lieferantenleistung und bisherigen Ergebnissen festgelegt werden.
Eine Wareneingangskontrolle ist nur dann belastbar, wenn eindeutig nachvollziehbar ist, welche Ware geprüft wurde, welche Kriterien galten und wer die Freigabeentscheidung getroffen hat. Im Audit kann daher insbesondere relevant sein, wie ungeprüfte Ware gekennzeichnet wird, wie Transport- und Temperaturbedingungen bewertet werden und welche Reaktion bei festgestellten Abweichungen erfolgt.
Die VA-4-02 grenzt die Wareneingangskontrolle bewusst von der Lieferantenfreigabe ab. Sie ersetzt nicht die vorgelagerte Lieferantenbewertung, sondern dient als sendungsbezogene Kontrolle der tatsächlich angelieferten Ware.
Dadurch entsteht eine klare Schnittstelle zwischen Lieferantenmanagement und operativer Warenannahme: Die Lieferantenbewertung bestimmt unter anderem das Risikoniveau, während die Wareneingangskontrolle die konkrete Lieferung anhand der festgelegten Prüfkriterien bewertet.
Vor der eigentlichen Warenprüfung wird der Zustand des Transportmittels berücksichtigt. Je nach Anlieferung können unter anderem Sauberkeit des Laderaums, Plomben oder Siegel, Hinweise auf Schädlingsbefall und bei temperaturgeführten Waren die Kühlbedingungen bewertet werden.
Werden relevante Auffälligkeiten festgestellt, erfolgt keine automatische Annahme. Die betroffene Ware wird zunächst nicht freigegeben und hinsichtlich möglicher Auswirkungen auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität und Spezifikationskonformität bewertet.
Für die Wareneingangskontrolle wird ein risikobasierter Prüf- beziehungsweise Überwachungsplan festgelegt. Dieser bestimmt je Waren- oder Materialgruppe die erforderlichen Prüfmerkmale, Prüfumfänge und – soweit relevant – Prüfhäufigkeiten.
In die Festlegung können unter anderem Produkt- und Lebensmittelsicherheitsrisiken, Lieferantenleistung, Spezifikationsanforderungen, bisherige Abweichungen sowie rechtliche und kundenspezifische Anforderungen einfließen. Dadurch müssen nicht sämtliche Lieferungen unabhängig von ihrem Risiko in identischer Tiefe geprüft werden.
Die Sicht- und Dokumentenprüfung berücksichtigt beispielsweise Verpackungsintegrität, erkennbare Verunreinigungen, Fremdkörper, Schädlingsspuren, Charge, Haltbarkeit und erforderliche Begleitdokumente.
Bei temperaturgeführten Waren wird die Einhaltung der festgelegten Temperaturanforderungen nach einem geeigneten Messverfahren kontrolliert. Messstelle, Methode und Stichprobenumfang können abhängig von Produkt, Verpackung, Transportbedingungen und geltenden Anforderungen bestimmt werden.
Für Waren mit erhöhtem Risiko können zusätzliche Stichprobenprüfungen vorgesehen werden. Auch Erkenntnisse aus Lieferantenbewertung und Food-Fraud-Anfälligkeitsbewertung können dabei berücksichtigt werden.
Nicht jede Abweichung führt automatisch zur vollständigen Rückweisung einer Lieferung. Die VA unterscheidet zwischen formalen Abweichungen ohne unmittelbare Sicherheitsrelevanz und solchen, die Lebensmittelsicherheit oder Produktqualität beeinflussen können.
Abhängig von Art und Bedeutung der Abweichung können eine bedingte Freigabe, zusätzliche Prüfungen, eine teilweise Rückweisung oder die vollständige Zurückweisung der Lieferung erforderlich sein. Die Entscheidung wird durch die zuständige Qualitätskontrolle getroffen.
Ware mit bestätigten nicht akzeptablen Abweichungen wird eindeutig gesperrt und von freigegebener Ware getrennt gehalten. Je nach Situation kann sie an den Lieferanten zurückgesendet oder anderweitig fachgerecht behandelt werden.
Eine Freigabe erfolgt dagegen nur auf Grundlage der für die jeweilige Warenart festgelegten Prüfkriterien. Die Freigabe bezieht sich dabei auf die tatsächlich geprüfte Sendung beziehungsweise Charge und nicht pauschal auf einen Lieferanten oder eine Produktgruppe.
Auch Lieferungen außerhalb der regulären Besetzungszeiten werden berücksichtigt. Kann die vollständige Wareneingangsprüfung nicht unmittelbar durchgeführt werden, sieht die VA eine eindeutige Kennzeichnung und getrennte Behandlung ungeprüfter Ware bis zur Prüfung durch qualifiziertes Personal vor.
Damit wird verhindert, dass zeitlicher Druck oder eine kurzfristige Ersatzlieferung zu einer unkontrollierten Freigabe führt.
Die Ergebnisse der Wareneingangskontrolle werden nicht isoliert betrachtet. Rückweisungen, wiederkehrende Abweichungen und andere Auffälligkeiten können in die laufende Lieferantenbewertung einfließen.
Bestehen konkrete Anhaltspunkte für vorsätzliche Verfälschung oder Substitution, wird zusätzlich die Schnittstelle zur Food-Fraud-Anfälligkeitsbewertung genutzt. Dadurch verbindet die VA operative Warenprüfung mit der langfristigen Lieferanten- und Rohstoffsteuerung.
Die VA-4-02 ist mit weiteren Prozessen und Nachweisen des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems verbunden. Dadurch können Wareneingangsprüfung, Lieferantenfreigabe, Food Fraud und Nichtkonformitätsmanagement konsistent miteinander verknüpft werden.
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