Kommunikationsplan ISO 14001 – Excel-Tool Kommunikationsmatrix ISO 14001:2026 (Excel)

Nach Kapitel 7.4.1 der ISO 14001:2026 legt die Organisation fest, worüber, wann, mit wem und wie sie intern und extern zu ihrem Umweltmanagementsystem kommuniziert. Dabei beachtet sie ihre bindenden Verpflichtungen und stellt sicher, dass kommunizierte Umweltinformationen verlässlich sind und mit den Informationen aus dem UMS übereinstimmen. Dieser Kommunikationsplan ISO 14001 bildet diese Anforderungen in Excel ab. Je Eintrag halten Sie Thema, Inhalt, Zielgruppe, Art (verpflichtend oder freiwillig) mit bindender Verpflichtung, Richtung, Anlass, Kanal und Verantwortung fest. Für externe Informationen sind Datenquelle im UMS und Freigabe angegeben. Die Kommunikationsmatrix zeigt Themen × Zielgruppen auf einen Blick.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu Kommunikationsbeziehungen, verpflichtender Kommunikation, Zielgruppen und Fälligkeiten
• Anleitung mit Zweck, Normbezug, Vorgehen und Abgrenzung
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentdaten, Freigabe und Änderungshistorie
• Kommunikationsplan mit 25 Mustereinträgen, z. B. Umweltpolitik, Umweltziele, Änderungen, Notfallmeldungen, Behördenberichte, Umweltaussagen, Anwohnerbeschwerden
• Art, bindende Verpflichtung und Richtung (aktiv, reaktiv, wechselseitig)
• Anlass oder Frequenz, Kanal, Verantwortung, Datenquelle und Freigabe
• Nachweis, letzte Durchführung und Fälligkeit
• Zielgruppen mit Herkunft aus der Analyse der interessierten Parteien und Abdeckung
• Automatische Matrix, Überprüfungsprotokoll und anpassbare Kanäle und Intervalle

Normbezug ISO 14001:2026

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Umweltmanagementbeauftragte, Kommunikationsverantwortliche und Berater, die

• die Umweltkommunikation erstmals strukturiert festlegen,
• verpflichtende Kommunikation an Behörden und Kunden lückenlos planen müssen,
• sicherstellen wollen, dass jede externe Umweltinformation freigegeben und belegt ist.

Zur Schulung von Marketing und Vertrieb zu umweltbezogenen Aussagen finden Sie passende Unterlagen unter Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Werden auch eingehende Beschwerden und Anfragen erfasst?

Der Plan legt fest, wie auf Beschwerden reagiert wird, zum Beispiel mit Antwortfrist und Kanal. Die einzelnen Beschwerden und Anfragen erfassen Sie in einem separaten Register.

Kann ich eigene Zielgruppen und Kanäle ergänzen?

Ja. Zielgruppen pflegen Sie im Blatt „Zielgruppen“, Kanäle und Frequenzen im Blatt „Listen“. Matrix und Dashboard aktualisieren sich automatisch.

Was ist verpflichtende Kommunikation?

Kommunikation, die durch eine bindende Verpflichtung gefordert ist, etwa Meldungen an Behörden, Berichte nach Genehmigungsauflagen oder Nachweise gegenüber der Zertifizierungsstelle.

Sind die weiterführenden Register enthalten?

Nein. Das Stakeholderregister, das Anfragenregister, die Richtlinie zu Umweltaussagen, die Krisenkommunikation und die weiteren genannten Dokumente gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 14001:2026 Dokumentenpaket enthalten.