Mit der Verfahrensanweisung Schulung & Kompetenzmanagement schaffen Sie einen strukturierten Prozess, um Schulungsbedarf zu ermitteln, Mitarbeitende bedarfsgerecht zu qualifizieren und die erforderlichen Kompetenzen nachvollziehbar sicherzustellen. Die VA-3-02 verbindet Schulungsplanung und -durchführung mit Kompetenzanforderungen, Wirksamkeitsprüfung und gezielten Maßnahmen bei festgestellten Wissens- oder Kompetenzdefiziten.
Die Vorlage ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 3.3 ausgerichtet und berücksichtigt zugleich die Schnittstelle zur Lebensmittelsicherheits- und Qualitätskultur. Dabei wird bewusst zwischen einer durchgeführten Schulung und der tatsächlich vorhandenen beziehungsweise nachgewiesenen Kompetenz unterschieden.
Ein unterschriebener Schulungsnachweis allein zeigt noch nicht, ob Mitarbeitende die für ihre Tätigkeit erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten tatsächlich besitzen und anwenden können. Für ein belastbares Schulungs- und Kompetenzmanagement ist deshalb entscheidend, dass Schulungsbedarf, relevante Inhalte, Durchführung und eine angemessene Bewertung der Wirksamkeit nachvollziehbar miteinander verbunden sind.
Die VA-3-02 schafft dafür einen durchgängigen Prozess. Sie berücksichtigt neben der allgemeinen Schulungsplanung auch die Qualifikation von Schlüsselrollen, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie den Umgang mit festgestellten Schulungs- und Kompetenzdefiziten.
Der Schulungsbedarf wird nicht ausschließlich anhand eines festen Schulungskalenders bestimmt. Die VA berücksichtigt unterschiedliche Informationsquellen wie tätigkeitsbezogene Anforderungen, Ergebnisse aus internen Audits und Hygienekontrollen, Produkt- und Prozessänderungen, rechtliche oder normative Änderungen sowie Erkenntnisse aus Lebensmittelsicherheit und Produktqualität.
Auch Ergebnisse vorheriger Schulungen und Wirksamkeitsprüfungen können berücksichtigt werden. Dadurch lässt sich die Schulungsplanung an den tatsächlichen betrieblichen Bedarf anpassen.
Der Schulungsplan bildet die erforderlichen Schulungsthemen für Rollen beziehungsweise Mitarbeitende ab und unterstützt die Terminierung der erforderlichen Maßnahmen. Bei der Planung werden auch Sprachkenntnisse und Verständnisniveau der Teilnehmenden berücksichtigt.
Durchgeführte Schulungen und Unterweisungen werden mit einem Schulungsnachweis dokumentiert. Erfasst werden unter anderem Datum, Dauer, Schulungsinhalte, schulende Person und Teilnehmende sowie – soweit durchgeführt – Methode und Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung.
Die Wirksamkeitsprüfung kann abhängig von Bedeutung und Risiko des Schulungsinhalts sowie von der jeweiligen Tätigkeit unterschiedlich gestaltet werden. Geeignete Methoden können beispielsweise Verständnisfragen, praktische Beobachtungen am Arbeitsplatz, Wissenstests, Kontrollergebnisse oder gezielte Rückfragen sein.
Werden dabei unzureichende Kenntnisse oder Fähigkeiten festgestellt, können geeignete Folgemaßnahmen wie erneute Unterweisung, Nachschulung oder verstärkte praktische Anleitung festgelegt und dokumentiert werden.
Nicht jede Tätigkeit erfordert dieselbe Qualifikation. Die Verfahrensanweisung berücksichtigt deshalb zusätzliche Kompetenzanforderungen für besonders relevante Funktionen.
Dazu gehören beispielsweise Mitglieder des HACCP-Teams, interne Auditoren, der Qualitäts- beziehungsweise Lebensmittelsicherheitsbeauftragte und Mitglieder des Krisenstabs. Die erforderliche Kompetenz kann abhängig von der jeweiligen Funktion durch Ausbildung, Schulung, Erfahrung oder andere geeignete Nachweise belegt werden.
Neue Mitarbeitende in produktberührenden Bereichen werden vor Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit strukturiert eingearbeitet. Dabei können insbesondere Personal- und Handhygiene, arbeitsplatzbezogene Anforderungen, relevante CCPs beziehungsweise PRPs und Meldewege bei Auffälligkeiten berücksichtigt werden.
Die VA verbindet damit die allgemeine Schulungsplanung mit der konkreten Qualifikation für den jeweiligen Arbeitsplatz und unterstützt eine kontrollierte Aufnahme selbstständiger Tätigkeiten.
Werden durch Kontrollen, Audits oder Beobachtungen Wissens- oder Kompetenzdefizite erkannt, sieht die Verfahrensanweisung eine gezielte Reaktion vor. Neben einer Nachschulung kann bei systematischen Problemen auch geprüft werden, ob beispielsweise unklare Arbeitsanweisungen oder eine ungeeignete Schulungsmethode zur Ursache beigetragen haben.
Damit wird vermieden, dass wiederkehrende Fehler ausschließlich durch wiederholte Schulungen behandelt werden, obwohl möglicherweise eine andere organisatorische oder prozessbezogene Ursache vorliegt.
Die VA betrachtet Schulungen nicht nur als formalen Qualifikationsnachweis. Mitarbeitende sollen die Bedeutung ihres eigenen Handelns für Lebensmittelsicherheit und Produktqualität verstehen und relevante Auffälligkeiten erkennen und melden können.
Damit wird das Schulungs- und Kompetenzmanagement zugleich mit den Zielen der Lebensmittelsicherheits- und Qualitätskultur verknüpft.
Die VA-3-02 ist mit weiteren Prozessen und Nachweisen des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems verbunden. Schulungsplanung, Personalhygiene, HACCP, interne Audits und Lebensmittelsicherheitskultur können dadurch systematisch aufeinander abgestimmt werden.
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