Mit dem Excel-Tool Umweltkommunikation ISO 14001 erfassen und verfolgen Sie externe Umweltanfragen, Beschwerden, Hinweise und Anregungen in einem zentralen Register. Meldungsart, Umweltthema, Bewertung, Verantwortlichkeit, Rückmeldung und Bearbeitungsstatus bleiben übersichtlich dokumentiert und auswertbar.
Ob Beschwerde eines Anwohners, Informationsersuchen eines Stakeholders oder externer Hinweis: Das Anfragenregister schafft eine einheitliche Struktur für eingehende Meldungen. Über eine Referenz kann jeder Eintrag mit dem zugehörigen Detailprotokoll verbunden und bei Hinweisen auf mögliche Nichtkonformitäten an den entsprechenden Folgeprozess weitergeleitet werden.
Das automatisch verknüpfte Dashboard zeigt die Gesamtzahl erfasster Meldungen, offene beziehungsweise laufende Vorgänge, berechtigte Beschwerden und Meldungen mit Hinweis auf eine mögliche Nichtkonformität. Zusätzlich werden die Vorgänge automatisch nach Umweltthemen ausgewertet.
ISO 14001 stellt Anforderungen an die interne und externe Kommunikation des Umweltmanagementsystems. Die Organisation legt dabei unter anderem fest, worüber, wann, mit wem und wie kommuniziert wird. Das Excel-Anfragenregister unterstützt die operative Dokumentation eingehender externer Umweltkommunikation und deren weitere Bearbeitung.
Die Arbeitsmappe unterscheidet zwischen Beschwerden, Informationsersuchen sowie Hinweisen und Anregungen. Dabei führt eine externe Beschwerde nicht automatisch zu einer Nichtkonformität. Ein möglicher Zusammenhang kann gesondert bewertet und bei Bedarf über den dafür vorgesehenen UMS-Prozess weiterbearbeitet werden.
XL-U7-06 dient als zentrale Übersicht der eingegangenen Meldungen. Umfangreichere Einzelfälle können über die hinterlegte Referenz mit dem Umweltbeschwerden- und Stakeholderanfragen-Protokoll FB-U7-04 verbunden werden. Dadurch bleibt das Register kompakt, während die vollständige Bearbeitungshistorie separat dokumentiert werden kann.
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