Unsere Mustervorlagen nach
DIN EN ISO 9001:2015
Die Frage „Was ist eine Prozessbeschreibung?“ lässt sich am besten wie folgt beantworten: Der Prozess beschreibt den Arbeitsablauf vom ersten Produktionsschritt bis zum letzten (Input – Output). Die Prozessbeschreibung ist eine umfassende schriftliche und visuelle Darstellung eines bestimmten Prozesses und ist nicht normgebunden. Jedoch gibt es erweiterte Anforderungen an die Prozessorientierung durch die ISO 9001. Die effiziente Prozessbeschreibung spezifiziert eine Abfolge von Ereignissen oder den sog. Prozessschritten, die während des Prozesses durchgeführt werden müssen, um die Prozessziele bzw. das Prozessergebnis zu erreichen. Die Prozessbeschreibung bildet in der Regel die Grundlage für die Prozessspezifikation.
Das Ziel von Qualitätsmanagementsystemen ist es, die Kundenanforderungen nach Kundenvorgaben in Produkte und Leistungen zu übersetzen. Dazu sind Prozesse oder Prozessketten notwendig, die die Kundenanforderungen als Input und die Produkte oder die Leistung als Output ausgeben. Diese Prozesse werden Wertschöpfungs- oder Kernprozesse genannt. In unserer Prozessbeschreibung QM wird z.B. der Prozess in einem Stammblatt gekennzeichnet.
Es gibt weiterhin rückkoppelnde Prozesse, die der fortlaufenden Verbesserung dienen. Diese haben zwar keinen wertschöpfenden Einfluss, sind aber trotzdem für die Herstellung der Produkte oder für die Leistung wertvoll. Als Beispiel wäre die Reklamationsbearbeitung zu nennen. Diese hat keinen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung dient aber im Umkehrschluss zur Verbesserung der Prozesse bzw. Prozessketten. Kundenreklamationen sind bestenfalls ein Indiz dafür, Schwachstellen in Prozessen zu erkennen und abzustellen.
Die Visualisierung eines Prozesses durch ein Flussdiagramm bietet den Vorteil, dass die Grafik anschaulicher und eingängiger ist und Verzweigungen und Parallelitäten aufzeigt. Für welche Form sich letztendlich entschieden wird, liegt auch am Detaillierungsgrad der Dokumentation. Hier macht die ISO 9001 keine Vorgaben. Empfehlung lautet: der Detaillierungsgrad sollte bedarfsgerecht erfolgen.
…bildet eine arbeitsplatzübergreifende Tätigkeiten ab und wird am sinnvollsten mit Flussdiagrammen dargestellt. Folgeprozesse oder Unterprozesse werden visuell dargestellt und bieten einen sofortigen Überblick von möglichen Prozessketten. Das Ergebnis ist ein zusammenhängendes Prozessmodell, das auch die Wechselwirkungen der Prozesse abbildet.
Das ist der wesentliche Unterschied zu Arbeitsanweisungen, die arbeitsplatzbezogene Tätigkeiten beschreiben. Bei Arbeitsanweisungen steht der Detaillierungsgrad im Vordergrund. Arbeitsanweisungen können sinnvollerweise in einer Prozessbeschreibung als mitgeltende Unterlagen benannt werden.
Die Prozessbeschreibung QM dient dazu, arbeitsplatzübergreifende Tätigkeiten abzubilden und wird am besten mit Flussdiagrammen visualisiert. Dadurch können Folgeprozesse und Unterprozesse leicht identifiziert werden und bieten einen sofortigen Überblick über mögliche Prozessketten. Das Ergebnis ist ein zusammenhängendes Prozessmodell, das auch die Wechselwirkungen der einzelnen Prozesse darstellt.
Im Gegensatz dazu beschreiben Arbeitsanweisungen spezifische Tätigkeiten an einem bestimmten Arbeitsplatz. Dabei liegt der Fokus auf einem detaillierten Grad der Beschreibung. Es kann sinnvoll sein, Arbeitsanweisungen als mitgeltende Unterlagen in einer Prozessbeschreibung zu benennen. Dadurch kann eine Verbindung zwischen den allgemeinen Prozessen und den spezifischen Arbeitsanweisungen hergestellt werden.
Man unterscheidet folgende Prozesstypen oder Prozessgruppen: „Management Prozesse, Wertschöpfende Prozesse und Unterstützende Prozesse„. Management Prozesse haben den Fokus auf der Messung, Überwachung und Kontrolle von Geschäftsaktivitäten in einem Unternehmen (Beispiel Internes Audit oder die Durchführung einer Managementbewertung). Ferner die Sicherstellung, dass die Gruppe mit den wertschöpfenden (Produktion oder Dienstleistung) und unterstützenden Prozessen (Wartung und Instandhaltung) den Unternehmenszielen nachkommen.
Die wertschöpfenden Prozesse sind funktionsübergreifende Prozesse, welche direkte Werte schaffen, bilden die Wertschöpfungskette, wo jeder Prozesschritt zur Schaffung von Produkten und/oder Dienstleistungen beitragen. Unterstützungsprozesse haben den Fokus darauf, dass sie durch Verwaltung von benötigten Ressourcen und Strukturen die wertschöpfenden Prozesse unterstützen oder wie bereits erwähnt, die Wartung und Instandhaltung beinhalten.
Unsere Muster Prozessbeschreibungen sind verbindliche Dokumente. Sie beschreiben die Abläufe (Unternehmensprozesse) im Unternehmen und dienen somit als hilfreiches Werkzeug zur Prozessoptimierung und der Standardisierung von Prozessen. Ausgangspunkt ist immer eine systematische Prozessanalyse. Man beginnt in der Regel mit einer visuellen Darstellung der sog. Prozesslandschaft.
Die Darstellung Ihrer Prozesslandschaft sollten die Geschäftsprozesse (oder Managementprozesse), Kernprozesse (oder Hauptprozesse) und die unterstützenden Prozesse (oder Service- Supportprozesse) beinhalten.
Die einzelnen Unternehmensprozesse in Ihrer Prozesslandschaft können Sie dann mit einer passenden Vorlage Prozessbeschreibung und natürlich unseren Verfahrensanweisungen bei Bedarf optimal ergänzen.
Im Rahmen der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 sind Prozessbeschreibungen zwingend erforderliche Vorgabedokumente. Darüber hinaus sind diese Prozessbeschreibungen unabdingbare Voraussetzung und zentraler Baustein von Qualitätsmanagementverfahren. Im Gegensatz zum alten Abteilungsdenken, hat die Prozessorientierung im Unternehmen enorm an Bedeutung gewonnen. Diese Tatsache ist nicht nur für den Aufbau eines QM-Systems relevant.
Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt. In einem Unternehmen laufen viele unterschiedliche Prozesse ab. Man könnte sogar sagen, dass die Summer aller Prozesse eines Unternehmens das Unternehmen selbst darstellt.
Es gehören aber nicht nur Tätigkeiten zu einem Prozess. Die Tätigkeiten sind nur das „Wie“ und beschreiben die Vorgehensweisen oder das Verfahren und ist nur ein kleiner Teil des Prozesses. Im Rahmen der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 sind Prozessbeschreibungen zwingend erforderliche Vorgabedokumente. Darüber hinaus sind diese Muster Prozessbeschreibungen unabdingbare Voraussetzung und zentraler Baustein von Qualitätsmanagementverfahren. Im Gegensatz zum alten Abteilungsdenken, hat die Prozessorientierung im Unternehmen enorm an Bedeutung gewonnen. Diese Tatsache ist nicht nur für den Aufbau eines QM-Systems relevant.
Im Gegensatz zur Verfahrensanweisung wird unsere Vorlage Prozessbeschreibung visuell mit Flussdiagrammen, sogenannten Flow-Charts dargestellt. Der Vorteil von Flow-Charts ist ihre hohe Anschaulichkeit und Einprägsamkeit, die sich aufgrund der grafischen Darstellung ergibt. Ob Sie Verfahrensanweisungen oder unsere Prozessbeschreibungen (Vorlage Prozessbeschreibung) in Ihrem Unternehmen einsetzen, ist eine Frage des Prozesses. Bei der Übermittlung von umfangreicherem Wissen ist eine Verfahrensanweisung wesentlich detailreicher.
Grundsätzlich gibt es in der Praxis unterschiedliche Formen und Möglichkeiten Prozesse darzustellen. Dies kann daran liegen, dass eine spezielle Darstellungsform gewünscht wird, der Ersteller eine besondere Vorliebe hat oder es prozesstechnisch notwendig ist. Wir beschränken uns jedoch auf die Darstellungsform mit Flussdiagrammen und einem Stammblatt in Textform.
Der Begriff Prozess und Verfahren sind nicht gleichgestellt, sondern das Verfahren ist ein Teil des Prozesses, der das „Wie“ beschreibt. Grundsätzlich gibt es in der Praxis unterschiedliche Formen und Möglichkeiten Prozesse darzustellen. Dies kann daran liegen, dass eine spezielle Darstellungsform gewünscht wird, der Ersteller eine besondere Vorliebe hat oder es prozesstechnisch notwendig ist. Wir beschränken uns jedoch auf die Darstellungsform mit Flussdiagrammen und einem Stammblatt in Textform.
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