Einführung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001

Vorbereitende Schritte zur Umsetzung der ISO 50001 in Ihr Unternehmen.

Im folgenden Beitrag wird die Umsetzung der ISO 50001 in ein betriebliches Energiemanagementsystem in einer chronologischen Reihenfolge erläutert. Die Reihenfolge der Teile 1 – 15 stellen dabei keine Vorgabe dar. Sie dient lediglich einer Empfehlung.

Sollte nach der Einführung des EnMS nach ISO 50001 eine Zertifizierung angestrebt werden, ist wichtig, dass alle Anforderungen der Norm erfüllt werden.

Es ist zum Beispiel möglich, dass Sie über andere Managementsysteme bereits an bestimmten Kapiteln in diesem Beitrag Vorarbeiten geleistet haben. Bei gewissen Kapiteln ist es möglich, dass wir hier noch mehr in die Tiefe gehen. Den Hinweis dazu finden Sie am Ende des jeweiligen Abschnittes.

Die Einführung eines EnMS zielt in erster Linie darauf ab, die Energie­effizienz systematisch und fortlaufend zu verbessern und infolgedessen neben den Energiekosten auch die Treibhausgasemissionen zu mini­mieren. Als positive Nebeneffekte ergeben sich regelmäßig auch weitere Nutzen. Die Kommunikation der Bedeutung des EnMS liegt ebenfalls in der Verantwortung der Unternehmensleitung.

Sie soll das Energieteam in seiner Arbeit sowie weitere Personen einschließlich anderer relevanter Führungskräfte aktiv unterstützen, damit diese zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung beitragen können. Die Unternehmensleitung ist dafür verantwortlich, die fortlaufende Verbesserung des EnMS selbst und der energiebezogenen Leistung zu fördern und in festgelegten Zeitabständen zu überprüfen.

Die Unternehmensleitung gibt den Startschuss.

Nachdem die Unternehmensleitung von den Vorteilen eines Energiemanagementsystems nach DIN EN ISO 50001:2018 überzeugt wurde, sind die ersten vorbereitenden Schritte zu unternehmen. Für den langfristigen Erfolg eines EnMS sind die Motivation der Mitarbeiter und die Integration des EnMS in die täglichen Arbeitsabläufe maßgeblich.

Durch ein EnMS gemäß ISO 50001 werden alle Ebenen und Funktionen einer Organisation einbezogen – beginnend bei der obersten Leitungsebene, welche die Hauptverantwortung für die Umsetzung und den Erfolg des Energiemanagementsystems trägt.

Die Unternehmensleitung hat gemäß Abschnitt 5.1 Führung und Verpflichtung der ISO 50001 : 2018 insbesondere sicherzustellen, dass:

• eine Energiepolitik sowie der Anwendungsbereich und die Grenzen des EnMS festgelegt werden,
• das EnMS in die Unternehmensstrategie integriert wird,
• Energieziele gesetzt und Programme verwirklicht werden
• ausreichend Ressourcen für die Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung sowie für die fortlaufende Verbesserung des EnMS verfügbar sind
• das EnMS seine festgelegten Ergebnisse erzielt
• ein Energieteam mit festgelegten Befugnissen für die Verwirklichung des EnMS gebildet wird und
• geeignete Kennzahlen festgelegt und energetisch relevante Veränderungen erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden.

Die Unternehmensleitung ist dafür verantwortlich, die fortlaufende Verbesserung des EnMS und der energiebezogenen Leistung zu fördern und in festgelegten Zeitabständen mittels Managementbewertung oder interner Audits zu prüfen.

Die interne Kommunikation der Bedeutung des EnMS für das Unternehmen liegt ebenfalls in ihrer Verantwortung. Zur aktiven Unterstützung der Unternehmensleitung wird ein Energieteam einberufen, damit auch Schlüsselpositionen der Belegschaft zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung beitragen können.

Einbeziehung aller Mitarbeiter im Unternehmen.

Bei der Einführung und Umsetzung von energierelevanten Maßnahmen während dem Aufbau eines Energiemanagementsystems, ist es Aufgabe der obersten Leitung, die Mitarbeiter sowie Lieferanten und Dienstleister, die mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen und dem Betrieb des EnMS zu tun haben, verstärkt einzubeziehen. Die Festlegung der Mitarbeiter mit wesentlichem Einfluss auf die Energiebereiche des Unternehmens und mit wesentlicher Funktion im EnMS sind durch die im Vorfeld erfolgte energetische Bewertung bekannt. Diese Mitarbeiter müssen darüber hinaus in Kenntnis gesetzt werden, wie ihr Verhalten zu dem Erreichen strategischer und operativer Energieziele beitragen kann.

Als weiteren Schritt sind die Fähigkeiten der Mitarbeiter und ihr Wissen durch angemessene Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu stärken, so dass eine effektive Umsetzung des EnMS sichergestellt wird. Neben der Planung konkreter Weiterbildungen für bestimmte Mitarbeiter sollten interne sowie externe Schulungsprogramme aufgestellt werden. Im Planungsprozess der Schulungen sollte in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung festgelegt werden, welche genauen Anforderungen an die Kompetenzen der Mitarbeiter gestellt werden. Die Dokumentation erfolgter und geplanter Schulungen sollte in einer Kompetenzmatrix festgehalten werden.

Interne und externe Kommunikation.

Die interne Kommunikation ist wichtig, um Mitarbeiter ausreichend einzubeziehen und ihren Beitrag zur Energieeinsparung wertzuschätzen. Im Rahmen der internen Kommunikation legt die ISO 50001 insbesondere Wert darauf, dass ein System eingeführt wird, das Mitarbeitern oder intern beteiligten Personen die Möglichkeit geben soll, Verbesserungsvorschläge zum EnMS abzugeben.

Es steht dem Unternehmen frei, ob sie extern Kommuniziert und Informationen über ihr EnMS preisgeben möchte. Die Entscheidung zur externen Kommunikation ist jedoch zu dokumentieren.

In fast allen Organisationen existiert ein verantwortlicher Personenkreis zum Thema Energie. In der Buchhaltung oder im Controlling werden z.B. die Energierechnungen regelmäßig mit den eigenen Zählerablesungen verglichen. Im Einkauf werden in Zusammenarbeit mit der Abteilung Instandhaltung die Anlagenteile (Motoren etc.) z.B. nach der Energieeffizienz ausgewählt. 

Deshalb müssen alle bestehenden organisatorischen Regelungen und Verfahren erfasst werden. Nur durch eine systematische Erfassung ist eine vorteilhafte Nutzung im späteren Energiemanagement sinnvoll. Oft werden Defizite in der Kommunikation durch die Erfassung identifizierbar. Die systematische Organisations- und Kommunikationsbetrachtung hilft deshalb auch, Ziele und Maßnahmen für eine verbesserte Organisation abzuleiten.

Das Umfeld, Risiken und Chancen sowie die Bedürfnisse und Erwartungen von interessierten Parteien nach ISO 50001.

Zunächst sollten Sie sich über das Umfeld bzw. den Kontext Ihrer Organisation bewusst werden, relevante interne und externe Einflüsse auf den Energieverbrauch und das EnMS bestimmen und bestehende Zusammenhänge herstellen. Die Norm fordert den Kontext zu analysieren, um Faktoren, die einen Einfluss auf die energiebezogenen Leistung haben, zu identifizieren. Ein wichtiger Aspekt der Analyse ihres Kontextes ist die Ermittlung von relevanten Rechtsvorschriften. Hier muss deren Einhaltung überprüft und bewertet werden. Legen Sie hierzu ein Rechtskataster (Anhang 1) an.

Haben Sie ihren Kontext analysiert, sind nun alle relevanten interessierten und betroffenen Parteien, den sogenannten Stakeholder zu berücksichtigen. Stakeholder sind dabei Personen, Gruppen oder Institutionen, die gemeinsame wirtschaftliche Ziele verfolgen oder in irgendeiner Form von der Tätigkeit eines Unternehmens berührt werden (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Behörden, Anwohner etc.). Man unterscheidet dabei zwischen externen und internen Stakeholdern. Es sollten daraufhin die Stakeholder mit dem größten Einfluss auf ihre energiebezogene Leistung identifizieren und deren Erwartungshaltungen ausfindig gemacht werden.

Ermitteln Sie anschließend Risiken und Chancen und legen Sie fest, wie mit diesen umgegangen werden soll, um für eventuelle negative Ereignisse vorbereitet zu sein. Beziehen Sie dabei neben den eigenen Bedürfnissen und Verpflichtungen auch die Erfordernisse und Erwartungen ihrer Stakeholder mit ein. Ein Risiko beschreibt eine Abweichung von Ihren Erwartungen, wobei diese sowohl positiv (Chance) als auch negativ (Risiko) in Erscheinung treten kann. Mögliche Risiken können z.B. Fehlinvestitionen in Energieeffizienzmaßnahmen, Klimawandel (Einschränkungen in der Energiebereitstellung) oder bevorstehende und nicht einkalkulierte Gesetzesänderungen sein.

Festlegung des Anwendungsbereiches und die Grenzen des EnMS.

Der Anwendungsbereich bestimmt die Abdeckung und die Komplexität Ihres EnMS. Je nachdem ob Sie einen eigenen Zugriff über den Energieverbrauch bestimmter Bereiche haben oder diesen zumindest beeinflussen können, sollten Sie die jeweiligen Bereiche innerhalb oder außerhalb der Bilanzierungsgrenzen des EnMS bestimmen. Legen Sie die Grenzen des Anwendungsbereichs nur basierend auf sachlich fundierten und dokumentierten Analysen fest. Sie sollten das Ausklammern von wesentlichen Energieverbräuchen in Ihrem Einflussbereich auf jeden Fall vermeiden.

Wenn Sie nicht alle wesentlichen Prozesse bei der Analyse berücksichtigt haben, kann es z. B. passieren, dass Energieeffizienzmaßnahmen nicht optimal ausgelegt werden und das Unternehmen dadurch unerwünschte Energieverbrauchssteigerungen in Prozessen außerhalb der Grenzen erhalten. Außerdem kann die Glaubwürdigkeit Ihres EnMS unter einem zu eng gesteckten Anwendungsbereich leiden.

Nachdem Sie entschieden haben, wer welche Aufgabe übernimmt, ist es notwendig herauszufinden, ob alle betroffenen Mitarbeiter die Kompetenzen besitzen, um Ihre Aufgaben im Bereich des Energiemanagements durchzuführen. Dies gilt sowohl für das Energieteam als auch für alle weiteren relevanten Personen in Schlüsselpositionen. Geeignete Weiterbildungsmaßnahmen zielen darauf ab, entsprechendes und nötiges Wissen im Unternehmen aufzubauen und das Bewusstsein der einzelnen Beschäftigten über die Wichtigkeit des Energiemanagements zu stärken.

Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung sind eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Energiemanagements in Ihrem Unternehmen. In jedem Fall ist es wichtig, Ihre gesamte Belegschaft zur aktiven Teilnahme zu motivieren und zu fördern. Die Sensibilisierung zum Thema Energiemanagement sollte auch an ihre Lieferanten weitergetragen werden. Lassen Sie sich bei techn. Neuanschaffungen immer eine Amortisationsrechnung darlegen.