Die ersten Schritte bei der Einführung eines QM-Systems.

Die Auswahl der Prozessmodellierung

Bei der Einführung eines QM-Systems muss dieses beschrieben werden. Im ersten Schritt sind die Geschäftsprozesse zu definieren. Die wichtigsten Prozesse sind die Prozesse, die unmittelbare Auswirkungen auf die Qualität der Produkte und Leistungen haben, also die sog. wertschöpfenden Prozesse, die unterstützenden Prozesse (Support), die Führungs- und Verbesserungsprozesse.

Hierbei können die Prozesse grafisch dargestellt werden. Eine beispielhafte Prozesslandschaft finden Sie in einem unserer Beiträge …. als kostenlosen Download.

Für die Definition aller Prozesse, wäre als Werkzeug ein Brainstorming von Vorteil. Sollten sich bereits erfahrene Mitarbeiter mit dem Thema auseinandergesetzt haben, wäre ein internes Audit für die Bestandsaufnahme sehr vorteilhaft. Hierzu können auch externe Berater in Anspruch genommen werden. Der Vorteil ist, ein internes Audit – durchgeführt von einem externen Auditor -, können Potentiale oder Schwachstellen erkennen lassen, die aufgrund von Betriebsblindheit völlig übersehen wurden. Das wäre bei der Einführung eines QM-Systems von enormen Vorteil.

Jedes Unternehmen sollte festlegen, wie es mit seinen Prozessen umgehen möchte bzw. die Lenkung der Prozesse stattfinden soll. 

Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)

Es gibt natürlich sinnvollerweise den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), der das QM-System ständig weiterentwickelt und normkonform dokumentiert. Vorteil ist, es gibt einen „Kümmerer“, der sich mit dem QM-System und der Einführung eines QM-Systems auseinandersetzt und die Prozesse kennt.

Nachteil ist, die eigentlichen Prozessverantwortlichen sehen sich nicht mehr in der Pflicht, ihre Prozesse nachhaltig weiterzuentwickeln oder zu überwachen. Sie identifizieren sich nicht mehr mit ihren Prozessen. Das „schnelle überfliegen“ von z.B. Prozessergebnissen wie auch Kennzahlen (z.B. als Input für das Management-Review) erfolgt meist kurz vor dem Audit.

Deshalb ist das Einbeziehen der Prozessverantwortlichen ein wichtiger Punkt, um Prozesse voranzutreiben. Diese könnten sich als Prozesseigner um folgende Aufgaben bezüglich ihrer Prozesse kümmern:

• Vorbereitung der Prozessdokumentation
• Erstellung von mitgeltenden Unterlagen
• Durchführung von Schulungen und Unterweisungen
• Beobachten des Erfüllungsgrades der Prozessergebnisse
• Prozessoptimierungen (KVP) vorantreiben
• Kennzahlen ermitteln, auswerten und kommunizieren
• Unterstützung des QMBs (Berichtswesen)

Eckdaten und Festlegungen für das Prozessmanagement können in der Regel folgende sein:

• Prozessverantwortlicher
• Ziel und Zweck
• Eingaben und Ergebnisse
• Kennzahlen und ggf. Messmethoden
• Risiken und Chancen (oder separat über eine Risikobewertung*)
• Mitgeltende externe (z.B. Sicherheitsdatenblätter) und interne Dokumente

*  Eine separate Risikobewertung ist z.B. sinnvoll, wenn ein Gesamtbild der Prozessleistung dargestellt werden soll, ohne in die einzelnen Prozesse eintauchen zu müssen. Bei verschiedenen Prozessverantwortlichen können dadurch Synergien entstehen. Wie kommst du an dieses Prozessergebnis? Welche Messmethoden setzt du ein? Kann ich andere Ressourcen einbinden? Welchen Lieferanten hast du eingesetzt? Du hast kürzere Stillstandszeiten, wie sehen deine Wartungsintervalle aus? Setzt Du andere Betriebsmittel ein? 

Bei der Einführung eines QM-Systems und der Beschreibung der vorhandenen Prozesse, wäre diese Dokumentation zu überdenken.

Ergänzungen sind natürlich jederzeit möglich. Beispiele können sein:

• Prozessbeteiligte
• Lieferanten
• Benötigte Ressourcen
• Notwendige Qualifikation der Mitarbeiter
• Anforderungen der interessierten Parteien
• Sonstige Einflüsse

Auswahl des Prozessmodells bei der Einführung eines QM-Systems.

Die Darstellung von Prozessen (Prozessmodelle) sind vielseitig. Es kann durch Flussdiagramme erfolgen, in Textform (eher nicht empfehlenswert), Prozesskettendiagramme oder Ablaufpläne. 

Prozessmodelle sollen vor allem einen besseren Einblick in einen Prozess bieten. Flussdiagramme und Prozessmodelle werden für folgende Zwecke eingesetzt:

• Um einen detaillierten Einblick in einen Prozess zu geben
• Zur Analyse, um Verbesserungspotenzial in einem Prozess aufzudecken
• Um anderen zu erklären, wie ein Prozess abläuft
• Um die Kommunikation zwischen Personen zu verbessern, die an einem Prozess beteiligt sind
• Um Prozesse zu dokumentieren
• Um Projekte zu planen

Prozessmodelle können Zeit sparen und Projekte vereinfachen, weil sie:

• Das Projektdesign unterstützen und beschleunigen
• Eine effektive Möglichkeit bieten, um Ideen, Informationen und Daten visuell zu erläutern
• Bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen
• Probleme und mögliche Lösungen aufdecken
• Schnell und effizient erstellt werden können
• Die einzelnen Schritte eines Prozesses aufschlüsseln und einfache Symbole verwenden
• Detaillierte Verbindungen und Abfolgen zeigen
• Einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende darstellen

Mithilfe von Prozessmodellen können Sie sehen, welche Elemente in einem Prozess wirklich wichtig sind. So lassen sich nützliche Daten für die Problemlösung finden. Außerdem können Sie mit Prozessmodellen strategisch wichtige Fragen stellen, die Ihnen bei der Optimierung eines jeden Prozesses helfen.

Wir haben uns für den Lösungsweg der Darstellung über Flussdiagramme entschieden. Wichtige Informationen werden in dem beigefügten Stammblatt dokumentiert. Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Art der Darstellung am praktikabelsten ist.

Prozessmodelle können Zeit sparen und Projekte vereinfachen, indem sie einen klaren Einblick in die Abläufe und Elemente eines Prozesses bieten. Durch die Visualisierung des Prozesses können wichtige Informationen identifiziert werden, die zur Problemlösung beitragen. Zudem ermöglichen Prozessmodelle strategische Fragen, die bei der Optimierung des Prozesses helfen können. Wir haben uns für die Darstellung des Prozessmodells mittels Flussdiagrammen entschieden, da diese Methode sich in der Praxis als besonders praktikabel erwiesen hat. Die relevanten Informationen werden im beigefügten Stammblatt dokumentiert, um den Überblick über den Prozess zu gewährleisten.

Wie leistungsfähig ein Prozess ist, „also liefert er auch das“, was im Vorfeld geplant wurde, wird durch Prozesskennzahlen gemessen. Im Dienstleistungssektor werden die Prozesse meist über die Kundenzufriedenheit gemessen. Egal ob Produktionsbetrieb oder Dienstleistungsunternehmen, die Kennzahlen sollten regelmäßig erfasst und bewertet werden. Die Ergebnisse entscheiden dann über weitere Maßnahmen wie z.B. die Einleitung von Verbesserungs- oder Effizienzmaßnahmen.

Sind Parameter nicht messbar oder wirtschaftlich nicht vertretbar, sind auch Schätzungen möglich.