Dokumentierte Information ISO 50001 Energiemanagementnorm

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Die Dokumentation eines Energiemanagementsystems.

Mit dem Einstieg in ein Energiemanagement entstehen verschiedene Vorgabedokumente (Systembeschreibungen, Verfahren, Regeln) und Aufzeichnungen (Protokolle, Datentabellen, Auswertungen). Diese sollten von Anfang an systematisch abgelegt werden. Sie bilden die Grundlage eines EnMS ab oder werden immer wieder Stütze von Auswertungen und Planungen sein. Die „Dokumentation des Energiemanagementsystems“ ist nun die Hauptaufgabe im Aufbau eines Energiemanagementsystems. In einem EnMS spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle, um überprüfen zu können, ob Prozesse und Maßnahmen wie geplant durchgeführt wurden.

Gemäß der ISO 50001 Kapitel 7. Unterstützung muss weiterhin…

die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter
die Interne Kommunikation
die Anforderungen an die Dokumentierten Informationen
die Definition der Abläufe energierelevanter Prozesse und
die Kriterien zur Beschaffung energierelevanter Produkte und Dienstleistungen …festgelegt werden.

Nur wenn Sie ein gutes Dokumentenmanagementsystem in ihrem Unternehmen pflegen, kann ein systematischer Verbesserungsprozess initiiert und dessen Erfolg nachgewiesen werden. Eine angemessene Dokumentation hilft Ihnen zudem Abläufe zu standardisieren und Prozesse des EnMS in Ihrem Unternehmen fest zu verankern.

Folgende dokumentierte Information ist laut der Energiemanagementnorm ISO 50001:2018 zwingend erforderlich:

Energiepolitik und Energieziele
Anwendungsbereich des Energiemanagementsystems
Aktionspläne
Verfahren, Kriterien und Ergebnisse zur energetischen Bewertung
Verfahren zur Bestimmung und Aktualisierung der Energieleistungskennzahlen
Verfahren zur Analysierung der relevanten Variablen und sonstigen Einflussfaktoren
Plan zur Energiedatensammlung
Information zur Reproduzierbarkeit und Genauigkeit der eingesetzten Messinstrumente
Ergebnisse der Überwachung und Messung
Kompetenzmatrix aller Mitarbeiter
Informationen zu wesentlichen Abweichungen von der energiebezogenen Leistung
Ergebnisse zur Bewertung der Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Nachweis von durchgeführten Energieaudits
Die mindestens 1x jährlich stattfindende Managementbewertung
Abweichungen von Anforderungen der Norm und Ergebnisse der Korrekturmaßnahmen

Zur Lenkung der Dokumente (dokumentierten Information) muss ein Verfahren entwickelt werden, dass die zuvor genannten Punkte umsetzen soll. Hierfür eignet sich die Erstellung einer Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung. Hierzu gibt die Norm im Kapitel 7.5 Dokumentierte Information entsprechende Anmerkungen.

Wie sollte eine geeignete Dokumentation aussehen?

Die Dokumente müssen in erster Linie immer lesbar, identifizierbar und zugänglich sein und sich direkt den relevanten Prozessen, Tätigkeiten oder Personen zuordnen lassen. Je übersichtlicher die Dokumente gehalten werden, desto einfacher wird sich die Umsetzung Ihres EnMS gestalten. Die Dokumente müssen regelmäßig auf Aktualität und Richtigkeit überprüft werden.

Die Lenkung dokumentierter Information ist notwendig, um Aktualisierungen kontrolliert vorzunehmen und eine gezielte Verteilung von Inhalten sicherzustellen. Beziehen Sie auch externe Dokumente von z.B. interessierten Parteien wie Kunden, Behörden und Lieferanten etc., welche für die Planung und den Betrieb des EnMS erforderlich sind, in die Dokumentenlenkung mit ein. Sollten Sie bereits über ein Managementsystem verfügen, pflegen Sie diese Dokumente gemeinsam ein. Sie vermeiden redundante Abläufe und Dokumente.

Die Form der Dokumentation im Aufbau eines Energiemanagementsystems gemäß der DIN EN ISO 50001 ist nicht vorgeschrieben. Es kann sich hierbei um eine Loseblattsammlung, um ein Internet- oder Intranetbasiertes Dokumentenmanagement oder ein Energiemanagement-Handbuch in Papierform handeln.

Das Unternehmen kann weitere Dokumente, dass es für sein EnMS als relevant betrachtet in die Dokumentation im Sinne der ISO 50001 einpflegen und lenken. Dokumente müssen strukturiert gelenkt werden. Dazu gehört die Überprüfung ihrer Angemessenheit und Aktualität durch Revisionsstände zwecks Rückverfolgung, die Sicherstellung der Verfügbarkeit aktueller Dokumente, die Garantie der dauerhaften Lesbarkeit, der angemessene Umgang mit externen Dokumenten sowie die Lenkung von veralteten oder ungültigen Dokumenten.

Der Umfang der dokumentierten Information kann sich aufgrund der

Größe der Organisation
Art ihrer Tätigkeiten
Prozesse und deren Komplexität
Produkte oder Dienstleistungen und
Kompetenz der Personen unterscheiden.

mpfehlenswert ist die Integration in ein bestehendes Dokumentenmanagement wie ein Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem. Somit verringert sich auch der Pflegeaufwand enorm.

In vielen Fällen wird die innerbetriebliche Umsetzung der Dokumentation eines Energiemanagementsystems in Form eines Handbuches geschrieben. Der Aufbau ist meist nach dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Besonderen“. Hier wird daher zumeist nur eine relativ grobe Beschreibung der energierelevanten Tätigkeiten der Organisation beschrieben.

Sinn und Zweck ist es, dieses Handbuch an interessierte Parteien etc. problemlos herauszugeben ohne internes Know-how preiszugeben. Internes Know-how ist in der Anweisungsebene deshalb besser aufgehoben. Wie bereits erwähnt, ist die Dokumentationsart völlig frei wählbar.

Wählt man jedoch den klassischen Weg, kann man das EnM-System in die bestehende Dokumentation aufnehmen: