Prozessbeschreibung Lenkung von Dokumenten

Die Prozessbeschreibung Lenkung von Dokumenten als Word Vorlage.

Prozessbeschreibung Lenkung von Dokumenten – Lenkung dokumentierter Information bedeutet, dass die Unterlagen zu bewerten und zu genehmigen sind (sowohl vor der Herausgabe, als auch nach einer Aktualisierung), Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus sichtbar sind und die Sicherstellung, dass die jeweils gültige Fassung an den Einsatzorten verfügbar ist.

Ebenso müssen die Unterlagen lesbar und erkennbar bleiben, veraltete Unterlagen dürfen nicht unbeabsichtigt verwendet werden. Zielsetzung dieser Prozessbeschreibung: „Durch die Dokumentenlenkung wird sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter die aktuellen und gültigen Dokumente zur Verfügung stehen“.

Welche Vorteile bietet unsere Prozessbeschreibung Lenkung von Dokumenten?

• Aktuelles Word Format und somit nutzerfreundlich und editiertbar
• Zertifizierungsfähig nach DIN ISO 9001
• Visualisierung über ein Flussdiagramm (kann mit Word bearbeitet werden)
• Beschreibt das Kapitel 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
• Kombinierbar mit allen Dokumenten von QM-Einfach
• Auch für digitale Dokumentenmanagementsysteme geeignet

Im Qualitätsmanagement hat die Dokumentenlenkung (oder nach DIN EN ISO 9001:2015 die „Lenkung dokumentierter Information“) einen zentralen Stellenwert. Von der Erstellung, über die Revisionierung bis zur Archivierung müssen sämtliche Schritte und Änderungen eindeutig nachvollziehbar gekennzeichnet sein. In der Praxis wird unter Dokumentenlenkung das Erstellen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben und automatische Verteilen an alle Verantwortlichen und Interessenten sowie das revisionssichere Archivieren von Informationen aller Art mit Hilfe einer Software, einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), verstanden.

Die Zielsetzung dieser Prozessbeschreibung lautet: „Diese Prozessbeschreibung zeigt die Vorgehensweise zur Lenkung von Dokumenten. Dokumente beinhalten Informationen, die zur Produktrealisierung und Prozessdurchführung erforderlich sind.Durch die Dokumentenlenkung wird sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter die aktuellen und gültigen Dokumente zur Verfügung stehen.“

Welche Dokumente müssen nach ISO 9001 gelenkt werden?

Gemäß der ISO 9001:2015 müssen verschiedene Arten von Dokumenten innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) kontrolliert und verwaltet werden, um die Qualität und Konsistenz der Prozesse und Ergebnisse sicherzustellen. Diese Dokumente werden in der Norm nicht explizit aufgelistet, jedoch werden Anforderungen an die Lenkung von Dokumenten allgemein beschrieben. Durch die Lenkung von Dokumenten stellt eine Organisation sicher, dass alle relevanten Informationen und Prozesse ordnungsgemäß verwaltet werden, um die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen aufrechtzuerhalten und die Anforderungen der ISO 9001:2015 zu erfüllen.