Teil 3: Projekt – Das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen.

Dokumentenmanagement ISO 9001 Revision 2015.

Dokumentenmanagement ISO 9001 – am Anfang dieses Projektes muss seitens der obersten Leitung ein Projektauftrag erstellt werden. Er ist für die finanziellen Mittel verantwortlich und beauftragt einen Projektleiter.

6. Das Organigramm

Das Organigramm in einem Dokumentenmanagementsystem bildet die Aufbaustruktur in einem Unternehmen ab. Es werden die einzelnen Führungspositionen (auch Rollen genannt) visuell dargestellt. Zu den Führungspositionen kann ggf. auch die Stellvertreterposition genannt werden. Untermauert werden die einzelnen Rollen mit einer Rollenbeschreibung (Stellenbeschreibung), die die Tätigkeiten, Kompetenzen und Verantwortungen innerhalb der Organisation festschreiben.

7. Die Prozesslandschaft

Ein wichtiger Schritt um das Dokumentenmanagement ISO 9001 eines Unternehmens visuell darzustellen. In diesem Schritt geht es um eine geeignete Darstellung der im Betrieb angewendeten Prozesse. Wie bereits erwähnt, existieren in jedem Unternehmen Führungs-, Wertschöpfungs- und Supportprozesse. Wir haben in unserem Downloadbereich eine Prozesslandschaft bereitgestellt, die nach Belieben an die Gegebenheiten ihres Unternehmens angepasst werden kann.

Die einzelnen Prozesse sollten nicht nach Organisationseinheiten aufgeführt werden, um das Denken in „Clustern“ abzuschaffen. Man sollte die Wertschöpfungsprozesse in maximal fünf Teilprozesse gliedern, um die Übersicht zu bewahren. Die einzelnen Teilprozesse können natürlich in einer zweiten Prozesslandschaft aufgegliedert werden.

Beispiel: Hat man den Teilprozess „Kundengewinnung“ generiert, könnte man in der zweiten Ebene die dazugehörigen Prozesse wie Marketing, Promotion, Social Media etc. benennen.

In einem Dokumentenmanagement ISO 9001 werden die Wertschöpfungsprozesse in der Prozesslandschaft mittig angeordnet. Klassisch und immer noch aktuell, steht der Kunde hier im Fokus. Im oberen Bereich befinden sich die Führungsprozesse. Auch hier könnten Teilprozesse wie Ziele und Strategien, Organisationsstruktur, Richtlinien, interessierte Parteien, Kontext oder Kennzahlen aufgeführt werden. Im unteren Bereich der Prozesslandschaft werden die Supportprozesse dargestellt. Auch hier sind entsprechende Themenfelder wie Einkauf, Personal oder die Instandhaltung zu definieren.

Sind alle Themenfelder der Führungs- Wertschöpfungs- und Supportprozesse definiert, kann man die dazugehörigen Prozesse auf der zweiten Ebene mit den Kernprozessen verlinken. Somit ist das Geschäftsmodell des Unternehmens abgebildet und die Ausarbeitung/Ergänzung der einzelnen Prozesse kann nun gemeinsam mit den Key-Usern erfolgen.

8. Ausarbeitung der zweiten Prozessebene

Die Prozesslandschaft in einem Dokumentenmanagement ISO 9001 steht und die Themenfelder sind auf der ersten Ebene definiert. Nun sollten hinter den Themenfelder die Prozesse erarbeitet werden. Zu definieren sind:

• Welche Prozesse müssen definiert werden?
• Wie Stehen diese in einem Input/Output Zusammenhang (Prozesskette)?
• Welche Key-User stehen hinter den einzelnen Prozessen?
• Können bereits Kennzahlen definiert werden?
• Welche Ressourcen werden für die jeweiligen Prozesse benötigt?
• Müssen Schulungen/Unterweisungen durchgeführt werden um den jeweiligen Prozess zu beherrschen?
• Existieren Risiken, die im Vorfeld eliminiert oder zumindest abgeschwächt werden müssen?

Sind die Prozesse definiert, können die einzelnen Key-User zu Prozessworkshops eingeladen werden um die o.g. Fragen abzuarbeiten. Häufig fällt es den Teilnehmern schwer, den Anfang (Input) der einzelnen Prozesse zu bestimmen. In den meisten Fällen fängt dieser mit dem Kunden an. Kundenorientierung in Form von einem Auftragseingang oder einer Angebotsanfrage und hört mit dem Zahlungseingang bzw. der Prüfung der Zahlung des Kunden auf. Zwischen Auftragseingang und Zahlungseingang sind somit die einzelnen Prozesse zu erarbeiten. Das Ergebnis ist eine Prozesskette der Kernprozesse.

Anschließend können die erarbeiteten Prozesse in einem Prozesshandbuch dokumentiert werden, um eine einheitliche Arbeitsweise sicherzustellen. Dieses Handbuch dient als Referenz für alle Mitarbeiter und ermöglicht eine transparente Darstellung der Abläufe. Als nächster Schritt können die Key-User Schulungen oder Trainings erhalten, um sie mit den definierten Prozessen vertraut zu machen. Dadurch wird gewährleistet, dass sie die Prozesse korrekt umsetzen und weitergeben können.

Parallel dazu kann die Implementierung eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems erfolgen, das die Prozessdokumentation und -steuerung unterstützt. Dadurch wird eine effiziente Verwaltung und Aktualisierung der Prozesse gewährleistet.

Nach der Implementierung können regelmäßige Überprüfungen und Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Prozesse weiterhin den Anforderungen entsprechen und optimiert werden können.

Durch diese strukturierte Vorgehensweise wird das Unternehmen in der Lage sein, die Prozesslandschaft effektiv zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern.