Tipps zum internen Audit ISO 9001:2015

Durchführung eines internen Audits

Wenden Sie diese Empfehlungen bei der Durchführung “ internes Audit ISO 9001 “ an, und Sie werden vom Erfolg überrascht sein.

• Achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild,
• Informieren Sie sich vorab über die kulturellen Gegebenheiten im Land, wo Sie Ihr internes Audit ISO 9001 durchführen möchten,
• Wählen Sie eine konstruktive und wertschätzende Ausdrucksweise,
• Hören Sie Ihrem Auditpartner aufmerksam zu, und Sie werden überrascht sein, was sich aus diesem Gespräch entwickelt,
• Strahlen Sie Motivation und Freude aus, das wirkt ansteckend auf Ihre Gesprächspartner,
• Verlassen Sie auch einmal die Punkte in Ihrer Checkliste. Sprechen Sie frei,
• Stellen Sie ihr Auditteam so zusammen, dass relevante Kompetenzen im Team vorhanden sind,
• Übertragen Sie Verantwortung mit klarer Rollenverteilung auf die einzelnen Teammitglieder. Die Motivation der einzelnen Teammitglieder wird steigen,
• Weiterbildung ist das A und O. Bilden Sie sich weiter, um methodisch und fachlich auf dem aktuellen Stand zu sein,
• Achten Sie bei Schulungen auf einen direkten Praxisbezug. Nur so kann das Erlernte effektiv umgesetzt werden,

Durch das Zusammenspiel von verbaler und nonverbaler Kommunikation ist Ihre Aussenwirkung kompetenter. Hier ist der wesentliche Faktor die Körpersprache. Auch paraverbale Signale wie Stimme, Tonfall, Lautstärke und Satzpausen zeugen von Kompetenz und Souveränität.

Als Auditor sollte man die auditierte Person respektieren und möglichst „auf Augenhöhe“ mit ihr reden, egal welche Position die Person im Unternehmen innehat. Ihr internes Audit darf nicht wie eine Kontrolle ablaufen. Beratung ist gut. Allerdings kennen Auditoren nicht immer alle Details und Hintergründe, warum manche Dinge so sind, wie sie sind. Deshalb sollte man nicht als Besserwisser auftreten, sondern Verbesserungspotenziale als Vorschläge beschreiben. 

Besserwisserei führt zu Akzeptanzverlust.

Vermeiden Sie die Abarbeitung Ihrer Audit-Checkliste nach Schema X. Mit Offenheit und fair formulierten Audit-Fragen für Ihr internes Audit ISO 9001 erreichen Sie für beide Seiten einen angenehmen Gesprächsverlauf. Vermeiden Sie, Ihren Auditpartner zu unterbrechen und ins Wort zu fallen. Hören Sie aktiv zu und versuchen Sie zu motivieren und zu führen.

Auditoren sollten ihr internes Audit immer dazu nutzen, Wertschätzung und Anerkennung gegenüber denjenigen auszusprechen, die Prozesse gestalten und umsetzen. Selbstverständlich müssen Auditoren dazu vorher erfragen, wie diese Prozesse funktionieren. Aber fragen Sie als Auditor besser nicht, „warum“ der Interviewpartner etwas so oder nicht anders bearbeitet. Das bringt Ihr Gegenüber schnell in eine persönliche Rechtfertigungssituation.

Ganz wichtig: Fazit bei jeder auditierten Person ziehen.

Am Ende jedes Audittermins sollte man im Beisein der auditierten Person die gemachten Feststellungen noch einmal aufzeigen, um Missverständnisse auszuräumen. Wenn dies nicht gelingt, sollte man die weitere Vorgehensweise abstimmen, zum Beispiel folgendermaßen: „Ich nehme die Feststellung in den Bericht auf. Bitte prüfen Sie diese im Nachgang. Wenn sich die Feststellung als unbegründet herausstellt, melden Sie bitte dies mit entsprechenden Nachweisen zurück“.

Vor der Entscheidung zu einem Audit gilt:

Die richtige Methode zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit einer klaren Zielsetzung!

Die Vorbereitung auf ein internes Audit könnte z.B. sein:

• Prüfung Auditjahresplan
• Datum mit den zu auditierten Bereichen abstimmen
• Verteilung Auditprogramm
• Aktuelle Dokumentation überprüfen
• Gibt es Festlegungen gemäß ISO 9001:2008 hinsichtlich der Dokumentation?
• Status Gesetzte bzw. behördliche Anordnungen?
• Auditziele betrachten
• Vorangegangene Auditberichte hinzuziehen
• Eventuell vorangegangene Korrekturmaßnahmen hinzuziehen
• Auditteam zusammenstellen
• Fragenkatalog erarbeiten
• Checkliste für Systemaudit erstellen
• Formularmappe erstellen (Auditbericht, Korrekturmaßnahme, Checkliste..)
• Einführungsgespräch vorbereiten

Die Auditprinzipien

Integrität bedeutet, dass Auditoren im internen Audit professionell, nämlich verantwortungsvoll, unparteiisch, kompetent und selbstkritisch vorgehen.
Sachlichkeit beruht auf wahrheitsgemäßer, objektiver, genauer und einer klaren Darstellung.
Sorgfalt zeigt sich, wenn Beurteilungen von Auditsituationen begründet werden.
Vertraulichkeit ist bei der Verwendung und dem Schutz erlangter Informationen selbstverständlich.
Unabhängigkeit des Auditors ist gegeben, wenn er frei von Voreingenommenheit, Interessenkonflikten und, soweit möglich, unabhängig von der auditierten Funktion ist.
Faktengestützt geht der Auditor vor, wenn er Auditschlussfolgerungen nachvollziehbar, mit systematischem Vorgehen und auf Basis angemessener Stichproben trifft.
Risikobasiert ist ein Auditprogramm bzw. ein Audit, wenn die für das Unternehmen bzw. den Auditauftraggeber relevanten Themen, insbesondere deren Risiken und Chancen, aufgegriffen werden.

Einen kostenlosen Auditbericht (internes Audit) finden Sie hier: